RTC Suite es una plataforma Cloud para cumplir tanto los requerimientos de e-Invoicing en España y otros países, como de e-Reporting, Periodic Reporting y SAF-T.
La Ley Crea y Crece: Transformación del panorama fiscal y de facturación
La Ley Crea y Crece va a suponer una transformación significativa en el panorama fiscal y de facturación, con la introducción de la facturación electrónica obligatoria (e-invoicing). Este cambio se basa en dos piezas clave:
- Ley 25/2013: Establece la obligación de la facturación electrónica y la creación del punto de registro de entrada, exigiendo el uso de la facturación electrónica en las transacciones Business-to-Government (B2G) desde 2015.
- Ley 18/2022 (Crea y Crece): Introduce la obligatoriedad para la facturación electrónica Business-to-Business (B2B). Esta ley exigirá que todas las transacciones B2B se realicen exclusivamente con facturas electrónicas una vez que entre en vigor.
Estas leyes tienen como objetivo mejorar la eficiencia, reducir la evasión fiscal y modernizar la infraestructura económica de España. Sin embargo, también presentan desafíos y consideraciones para las empresas que deben adaptarse para cumplir con las nuevas regulaciones.
Alcance y cronograma de implementación
Transacciones B2G
La facturación electrónica obligatoria está en vigor desde 2015 bajo la Ley 25/2013, que requiere que los proveedores de las administraciones públicas presenten facturas electrónicas.
Transacciones B2B
La Ley 18/2022 extenderá la obligatoriedad de la facturación electrónica a las transacciones B2B. El estado actual del Crea y Crece ha sido aprobado por la Comisión de la UE.
- Grandes empresas (ingresos > 8 millones de euros): Se espera que cumplan con la normativa un año después de la publicación de las regulaciones técnicas, con lo que sería en 2026 como pronto.
- Pequeñas y medianas empresas (PYMES): Se espera que cumplan dos años después de la publicación, con lo que sería en 2027 como pronto.
Consideraciones clave
Obligaciones de cumplimiento
El nuevo mandato introduce obligaciones de cumplimiento adicionales más allá del sistema de Suministro Inmediato de Información (SII) existente. La facturación electrónica requerirá la emisión y el envío de facturas en tiempo real, en lugar de la notificación casi en tiempo real bajo el SII.
Requisitos técnicos
Las empresas deben adaptarse a formatos de facturas electrónicas estandarizados como Facturae, UBL, EDIFACT y CII. También deben implementar firmas electrónicas avanzadas y cumplir con protocolos de comunicación específicos (SOAP, WSDL).
Impacto operativo
El cambio a la facturación electrónica obligatoria puede impactar significativamente los procesos empresariales, especialmente los ciclos de pedido a cobro. Los errores en la facturación electrónica pueden interrumpir las operaciones y afectar las relaciones con los socios comerciales.
Reconciliación de datos
Asegurar la consistencia entre los datos de facturación electrónica, las declaraciones de IVA y los informes SII es crucial. Hacienda realizará un double-check.
Flexibilidad en los formatos de factura
La interacción directa con las autoridades fiscales limita a las empresas a ciertos formatos de facturación electrónica, lo que podría dificultar las operaciones con socios que utilizan diferentes formatos.
Diferencias con el SII
El nuevo mandato de facturación electrónica difiere significativamente del sistema SII existente:
Tiempo real vs. casi tiempo real
La facturación electrónica requiere la emisión y el envío inmediato de las facturas, mientras que el SII permite una cierta demora en la notificación de los datos del IVA.
Impacto operativo
Bajo el SII, los errores a menudo pueden corregirse antes y después de la presentación sin afectar gravemente las operaciones comerciales. Con la facturación electrónica obligatoria, las inexactitudes en el momento de la emisión pueden interrumpir los procesos de facturación y afectar las relaciones con los socios comerciales.
Requisitos de datos
La facturación electrónica introduce elementos de datos adicionales, como el estado de la factura, y otras especificaciones técnicas no requeridas bajo el SII, lo que aumenta la complejidad del cumplimiento.
Aspectos adicionales a considerar
Además de todo lo relacionado con los procesos comerciales y de facturación, las empresas deberían considerar los siguientes puntos a medida que avancen en su viaje hacia la facturación electrónica:
Reconciliación y cumplimiento del IVA
Asegurarse de que los datos de facturación electrónica estén alineados con las declaraciones de IVA y los informes del SII. Cualquier discrepancia entre los datos de facturación electrónica y las declaraciones de IVA podría dar lugar a requerimientos o consultas por parte de las autoridades tributarias. La presentación precisa de datos en tiempo real minimiza los riesgos de cumplimiento y respalda una presentación eficiente de impuestos.
Gestionar los cambios mientras se continúan las operaciones comerciales
Implementar cualquier solución de facturación electrónica mientras se mantienen las actividades comerciales regulares requiere una planificación avanzada:
- Minimizar la interrupción: Seleccionar soluciones que se integren sin problemas con los sistemas existentes reduce el tiempo de inactividad operativo.
- Asignación de recursos: Una planificación adecuada y la asignación de recursos aseguran que los esfuerzos de cumplimiento no perjudiquen las funciones comerciales principales.
Adaptación de empleados y socios comerciales
La capacitación y el apoyo ayudan a los empleados a adaptarse a los nuevos procesos sin una pérdida significativa de productividad.
Impacto en las empresas
Opción 1: Gestión interna de la implementación
Las empresas pueden considerar gestionar la facturación electrónica internamente integrando sus sistemas directamente con las autoridades fiscales. Sin embargo, este enfoque presenta varios desafíos:
- Flexibilidad limitada en formatos y comunicación: La integración directa restringe a las empresas al formato Facturae y a métodos de comunicación limitados.
- Complejidad técnica y demanda de recursos: Los equipos de IT deberán desarrollar y mantener sistemas que cumplan con las especificaciones técnicas, incluidas firmas digitales, esquemas XML y protocolos de comunicación seguros.
- Mantenimiento y actualizaciones continuas: Mantener el cumplimiento con las regulaciones en evolución exige actualizaciones y monitorización constantes del sistema, lo que aumenta la presión sobre los recursos internos.
Este es el caso cuando se opta por implementar una solución basada en el estándar de SAP, donde principalmente existen dos opciones de implementación a nivel de infraestructura:
- Usar la infraestructura estándar de SAP, bien sea PI/PO, Integration Suite o DRC.
- Que sea un proveedor externo quien proporcione el conector entre nuestro sistema SAP y las autoridades.
Ambas opciones deben ser conectadas a la solución e-Document de SAP, que haría las funciones de un Cockpit Central.
Opción 2: Asociación con un Proveedor de Servicios Electrónicos Certificado (ESF) como RTC
Colaborar con un proveedor de servicios electrónicos certificado (ESF) ofrece varias ventajas:
- Flexibilidad en formatos de factura: Permite enviar y recibir facturas en varios formatos—Facturae, UBL, EDIFACT, CII—garantizando transacciones fluidas con clientes y proveedores.
- Métodos de comunicación mejorados: Los ESFs proporcionan canales de comunicación avanzados más allá de los proporcionados por las interfaces directas con las autoridades tributarias.
- Experiencia y garantía de cumplimiento: Los ESFs se especializan en regulaciones y requisitos técnicos de facturación electrónica. Se mantienen actualizados con los cambios legislativos.
- Soporte técnico y mantenimiento: Los proveedores se encargan del mantenimiento del sistema, las actualizaciones y los problemas técnicos, reduciendo la carga operativa en la empresa.
- Integración con sistemas existentes: Los ESFs ofrecen soluciones que se integran con los sistemas ERP existentes, minimizando las interrupciones y garantizando una transición más fluida a la facturación electrónica.